根據稅務條例,每名納稅人都必須依時遞交正確的報稅表及依時繳交稅款。對繳交利得稅的納稅人而言,除了上述兩個要求外,稅務條例亦規定,不論是有限公司或以獨資或合夥經營的生意,每間公司都必須保存足夠的業務紀錄,以便稅務局能夠容易確定該公司的應評稅利潤。
換言之,繳交利得稅的納稅人,就算依時遞交正確的報稅表及依時繳交稅款,如未能保存及提供足夠的業務紀錄予稅務局查核,亦一樣會觸犯稅務條例,違例者最高可被罰款10萬港元。因此,對繳交利得稅的納稅人來說,保存足夠的業務紀錄,是非常重要的。這不但可免除因為沒有那些紀錄而被稅務局罰款的可能性,最重要的是繳交利得稅的納稅人可以憑那些紀錄,證明自己所申報的利潤是正確無誤的。
業務紀錄不僅包括記錄收款付款或收入開支的帳簿、公司的資產及負債紀錄、債務人和債權人的清單及盤點存貨的資料,更重要的是所有能夠證明及核實有關帳簿,以及紀錄中各個記項的基本文件,當中包括憑單、銷貨、購貨及開支發票及收據、銀行戶口的結單及借貸相關的文件等。
保存期最少7年
由於稅務條例規定,繳交利得稅的納稅人必須保存足夠的業務紀錄,為期最少7年(由每項交易的日期起計算),繳交利得稅的納稅人可能因為某些原因(如搬遷寫字樓)而遺失了部份文件。在此情況下,繳交利得稅的納稅人可嘗試求助於其他人如供應商、顧客及銀行,希望他們能夠提供所需的文件。
銀行一般都可以提供客戶所需的銀行戶口紀錄,但收取的費用並不廉宜。為了不必要地招致額外的支出及打擾他人,繳交利得稅的納稅人最好還是小心保存自己的業務紀錄。
缺失紀錄易吃虧
雖然稅務條例並無規定繳交利得稅的納稅人必須保存私人的收入及支出紀錄,但在很多的稅務審核個案中,稅務局都會要求繳交利得稅的納稅人,就其私人銀行戶口的存款及支出交代存款的來源及支出的用途。很多時他們會因為缺乏有關的資料或紀錄而吃虧,特別是那些經營生意以現金交收為主、經常私人代公司預支開支、與生意上有關連的人或他人有非生意上的金錢來往、或以私人銀行戶口為他人收取款項的人,因為在沒有足夠的證明文件下,稅務局是不會輕易相信在其私人銀行戶口內被懷疑的存款是與其生意無關。因此,該些未能被證實為與生意無關的銀行存款可能被稅務局視為該人已短報的入息或利潤而徵收稅款及罰款。
為免吃虧,在可能的情況下,繳交利得稅的納稅人,最好還是為自己私人收入及支出保存相關的紀錄及文件。
如讀者對保存業務紀錄有任何疑問,可請教專業會計師。
洪宏德 稅務服務高級經理
羅兵咸永道