香港房屋協會與《蘋果日報》合辦本欄，逢星期一刊出，為讀者講解有關私人樓宇管理及維修資訊。香港房屋協會推出的「樓宇管理維修綜合計劃」，為私人樓宇提供全方位協助。歡迎讀者來信查詢。
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問：讀者張小姐是某大廈法團委員，計劃為大廈進行大型維修翻新工程。她欲查詢，法團在採購物料和招標時應注意甚麼?
答：根據《建築物管理條例》，法團在採購物料或選用承辦商時，如涉及金額超過港幣10萬元或法團每年收支預算兩成時，須按該條例第20A條及44條的《工作守則》進行招標。
法團應首先預備招標文件，詳細訂出工程項目、規格、細則及物料等要求，同時列明遞交標書地點、投標期限、截標日期及合作條款等，亦可要求投標者提供財政狀況、認可資格及經驗等資料供參考。若有需要，法團也可考慮會見供應商或承辦商，就規格的內容交換意見，才決定招標的要求。

費用逾10萬須5份標書

法團在選擇供應商或承辦商招標時，如採購價或預計工程招標價介乎港幣1萬元至10萬元，最少須有3份標書；如價值超過港幣10萬元，則最少須有5份標書。另外，投標箱應雙重上鎖，而鎖匙由主席、秘書及司庫其中兩人分開保管。開標時，應將各投標者的標價列於1張總表，並最少有3位委員即時在投標文件上簽名作證。各委員須聲明與投標者是否有利益關係。
一般標書可交由法團管理委員會決定是否接受；但如投標價超過港幣20萬元或達到法團1年收支預算金額的4成半，則須交由業主大會決定。在開會前，法團應將有關標書分析資料張貼或派發給大廈業主參閱。所有有關招標的文件，法團需要保存最少6年以供查閱。

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